Parte 1 Uso de un formulario personalizado para capturar datos y pasarlos a una plantilla

Parte 1: Preparación del Documento

Introducción:

La mayoría de las empresas utilizan formularios de cartas o documentos estándar, en la que algunos detalles necesitan ser cambiado cada vez que se creó el documento. La mejor manera de lidiar con esto es guardar el documento como una plantilla. Puede agregar campos de formulario para el contenido de la variable para hacer el trabajo de completar el documento sea más fácil. Sin embargo, para el mayor control y facilidad de uso, se puede mejorar la versatilidad xcon el uso de un UserForm de VBA. Un UserForm de VBA es un cuadro de diálogo personalizado, al que se pueden añadir todas las características que normalmente se ve en un cuadro de diálogo estándar de Windows, como cuadros de texto, cuadros combinados, grupos de opciones, casillas de verificación y mucho más.

Este tutorial en tres partes te muestra cómo construir una plantilla de documentos automático para Microsoft Word. La plantilla utiliza VBA para mostrar un cuadro de diálogo en el que el usuario introduce la información necesaria. Con el clic de un botón, la información se transfiere al documento y queda listo para imprimir.

La primera parte del tutorial es la preparación del documento estándar. En la segunda parte diseñamos y construimos un UserForm de VBA, y en la tercera parte se escribe el código VBA que alimenta el formulario.

Preparación del Documento Estándar

Su proyecto podría ser un documento estándar, como un contrato de arrendamiento o contrato, o una carta modelo como una oferta de trabajo o invitación entrevista. En este tutorial utilizo el ejemplo de una invitación entrevista.

La primera tarea es decidir qué partes del documento cambian cada vez, y los que siguen siendo los mismos. Si el documento es una carta, por ejemplo, escribir como si estuviera dirigiendo directamente a un individuo, pero, en lugar de introducir cualquier información personal, inserte un marcador.

Por ejemplo, en lugar de escribir "Estimado Sr. Green" se debe escribir "Estimado" y luego crear un marcador para definir el lugar donde se insertará el saludo "Sr. Green" en el formulario de usuario. Antes de insertar sus marcadores le puede resultar útil para ir a Herramientas> Opciones> Ver y marque la opción Favoritos. Esto asegura que se puede ver la posición de un marcador después de haberlo insertado.

Inserte los Marcadores

Para insertar un marcador coloque el cursor donde desea que el texto insertado que aparezca e ir a Insertar> Marcador. Esto muestra el cuadro de diálogo Marcadores. Escriba un nombre para el marcador y haga clic en Agregar. Cada marcador de un documento debe tener un nombre único, y tiene sentido mantener los nombres relevante y concisa.

Si ha optado por ver los marcadores, como se sugirió anteriormente, verá un marcador de color gris que denota la posición del marcador. Si no es así, el marcador será invisible. Esta función se puede activar y desactivar en cualquier momento y no afecta el rendimiento del marcador. Usted puede preferir que los marcadores visibles mientras se está creando la plantilla, pero ocultarlos cuando está utilizando el documento.

No es necesario dejar ningún espacio adicional para el texto que se inserta en el marcador ya que esto sucederá de forma automática. Si el texto insertado aparecerá en el medio de una frase, entonces su marcador debe tener un espacio (u otro puntuacion adecuada) a cada lado. Si es en el final de una frase que debe ser seguida inmediatamente por el punto

.

A medida que agrega marcadores a un documento que se enumeran en el cuadro de diálogo Marcadores. Este cuadro de diálogo también le da la posibilidad de eliminar marcadores de su documento, o para ir rápidamente a una posición de marcador ...

Los marcadores se pueden insertar a medida que escribe o puede preferir que escriba primero un documento de muestra, y luego editarlo para eliminar el texto personalizado reemplazando cada pieza con un marcador.

Al diseñar a cabo su documento recuerda que, si bien el marcador ocupa sólo un pequeño espacio, el texto insertado probablemente requerirá más. Esto podría afectar la distribución del documento a fin de tomar esto en consideración si el diseño es particularmente importante. Así es como se ve el documento de muestra después de que todos los marcadores se han insertado ...

Hacer uso de los campos de Word

Varios tipos de información de actualización automática se pueden agregar a su documento con la ayuda de campos de Word. Se puede ver que la carta contiene una fecha. No escriba una fecha! Si lo hace, tendrá que ser cambiado cada vez que use la plantilla. En su lugar insertar la fecha como un campo Palabra. Coloca el cursor donde desee que aparezca la fecha y vaya a Insertar> Fecha y hora y elija el formato que desee. Asegúrese de que la opción Actualizar automáticamente está seleccionada y haga clic en OK para colocar el campo en el documento. Este campo mostrará entonces la fecha actual cada vez que se abre el documento (es decir, cada vez que se crea un nuevo documento utilizando la nueva plantilla).

Guardar el documento

Ahora es un buen momento para guardar el documento. Puede guardarlo como un documento normal de Word (* .doc) y guardarlo como una plantilla más tarde, cuando todo el trabajo está terminado